PoIC 規格

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PoIC 規格で書いたカードの例 (拡大する)

ここでは、PoIC における情報カードの書き方(規格)について説明します。

PoIC 規格とは?

PoIC 規格とは、私がカードを書いていく中で、不必要なものをすべて削って、最後に残った「カードの書き方」です。

「規格」というと複雑に聞こえるかもしれませんが、実際は非常に合理的でシンプルなものです。あらかじめ規格を硬く定義しておくことで、個々人が独自にスタイルを確立する時間を大幅に縮小し、残りの力を本来の目的である「楽しむこと」や「生産性」に向けることができます。そして、この規格は、頭の中に入れてどこにでも持ち運ぶことができます。

ここからは、PoIC 規格の背後にある、設計思想について詳しく説明していきます。

ヘッダ

カードの上辺から3行を「ヘッダ」、それより下を「ボディ」と定義します。

私たちが書いたカードは、「時系列スタック法」にしたがって、ドックの中にすべて時系列で保存されます。ドックの中のカードをめくっている時に見える部分は、上辺からたかだか数行です。そこで、圧縮した情報をカード上部に記述しておき、カードをめくる時はこの部分に注目するようにします。

ヘッダには以下のものが含まれます。

  • タグ(上辺・左部分)
  • アイコン + タイトル(上から3段目)
  • タイムスタンプ(右部分)

アイコン

4カード」の項で見たように、PoIC のすべてのカードは、記録・発見・GTD・参照の4種類に書き分けられます。重要なのは、私たちの内外の情報を表現するのには、実はこの4種類だけで足りる、ということです。

Four Icons. Left to right : Record, Discovery, GTD, and Reference

カードの内容に対して、適切なアイコンとタグが付け加えられます。アイコンは、そのカードの内容を視覚的にとらえるのに役に立ちます。PoIC のアイコンを上の図に示しました。それぞれ、丸・電球・チェックボックス・帽子をデザインしたものです。参照カードが帽子(= 自分の頭の上に載せるもの)なのは、「自分の上には必ず上がいるよ」という、先達に対する謙虚さを暗示しています。

ここでは私の使っているアイコンを示しましたが、アイコンは好きなようにカスタマイズして下さい。

タグ

タグとは、方眼の情報カードの上辺1ブロック分を塗りつぶしたものです。一番左のブロックはマージンとして使用せず、2番目からをタグとして使います。アイコンに対応して、記録が2番目のブロック、以下、発見・GTD・参照と続きます。

思考の指標としてのタグ

オープンループは3番目のタグに2つの点として見える。

ドックに保存されたカードを見た時に、タグを見ただけで、どの種類が優位であるかが一目で分かります。自分の行動や関心がいまどこにあるのかを捕らえることができます。

ここで一つ強調しておくべきことは、このタグ(およびアイコン)の目的が、ドックの中でカードを分類するためではないということです。タグを見て、参照カードだけ分けておく、ということはしません。すべてのカードは、時系列で蓄積されます。私たちがカードを書く時、それがどの種類に属するか、どの順番かについて気にする必要はありません。

オープンループを見つける

タグが威力を発揮する局面の一つが、GTD カードのオープンループ(未完了のタスク)を見つける時です。GTD カードのタグは、その名の通り「開いた輪」として見えます。ドックの中のカードのタグを見ていった時に、3つめのタグで(4番めのブロック)で二つの点があったら、それがオープンループです。タスクが終わった時に、オープンループは塗りつぶされ、他の3種類のカードのタグ同じになります。

どうして4種類?

コレクトの方眼カードの上辺には25個の方眼が並んでいます。これらのすべてをタグとして使う、もしくは、2つのタグを組み合わせて使う、という可能性も考えられます。では、どうして PoIC ではたった4つのタグしか使わないのでしょうか?

その理由の一つは、人間の認識力の問題です。野口(1993)は、「Magic Number of Three」という概念について述べ、「3」という数字が人間が無意識に扱うことのできる最大の数であるとしています。つまり、1、2、3 までは無意識に識別できても、それ以上は「いっぱい」になってしまうということです。4以上は途端に取り扱いが面倒になります。

この考えからいくと、理想的なタグの数は「3」ということになります。実際、私が PoIC を使い始めた頃は、記録・発見・GTD の3つしかありませんでした。しかし、しばらく使っているうちに、一つの記録カードでは、「自分自身の記録」と「他の誰かの記録」を区別するのが難しいことに気付きました。カードを書いた時点では憶えていても、時間が経過すると忘れてしまうのです。そこで「他の誰かの記録」を表す、4番目の「参照カード」が生まれました。

タグを4つしか使わないもう一つの理由は、もっと実際的な問題です。あまり多くのタグを使うと、タグを付ける時に、カードの端から数えていくのが面倒になります。3つまでは、ほぼ無意識に、数えることなく、一瞬にしてタグを付けることができます。4つめになると、端から1、2、3、4と数えていくことになります。10個のタグを使ったら、タグを付けるだけで5秒は掛かるでしょう。たった5秒でも、それはカードを書くたびに蓄積し、やがて心理的な抵抗になり、カードシステムを止めてしまう原因になりかねません。

PoIC のカードの「4」種類は、必要にして十分、最小にして最大の数なのです。

タイトル

タイトルは、上から3段目のブロックに書かれます。タイトルは、短く、かつ本文の内容を適切に反映したものを付けます。こうすることで、カードを繰る作業が容易かつスピーディーになります。

タイトルは、ダイナミックで注意を引くような表現を心掛けます。例えば、板坂(1973)は、タイトルには名詞文よりは動詞文を使うことを推奨しています(p. 92)。参照カードの場合、引用文をそのままタイトルにするよりも、それに対して私たちがどう感じか、考えたかを表現します。これが、引用文に対する私たち自身の解釈を与えることになります。

タイムスタンプ

タイムスタンプ用の時計。時計をカードに近いところに置くと、目の移動が少なく快適。

David Allen(2004)は、手で書いたものすべてに日付を入れる習慣を推奨しています(p. 108)。タイムスタンプは、自分の中の時間軸の中から記憶を呼び戻し、カードを書いた状況・背景を浮かび上がらせます。ドックの中のカードをめくっている時、タイムスタンプを見ると、「ああ、そういえばこの時はこういうカードを書いた」と記憶が蘇ってきます。それが確実に自分の書いたカードだからです。

タイムスタンプは、カードの右上に以下の形式で書きます。

2007.01.20 Sun
  13:49

個人の生産性において、タイムスタンプは「自分の歴史」に関する重要な情報を含んでいます。このような重要な情報ですから、カードの下の方ではなく、必ずヘッダ部分に書くようにします。

曜日も入れる

タイムスタンプには、曜日も入れておきます。曜日に関する情報も重要です。なぜなら、私たちの生活は、一週間を単位としたシステムをもとに動いているからです。「2007年1月13日に何をしたか」と考えるよりも、「先週の日曜日に何をしたか」と考える方が楽です。また、後ほど例で見るように、曜日に付随するパターンを見つけることもあります。

絶対参照名

PoIC におけるタイムスタンプには、もう一つ大きな意味があります。

タイムスタンプが、一枚一枚のカードに固有の名前を与えます。これを「絶対参照名」と呼びます。タイムスタンプに、日付だけでなく、時刻まで含めるのはこのためです。絶対参照名は、カードとカードの間でリンクを張る時に使われます。

カードのタイムスタンプは、絶対参照名を定義するために、唯一である必要があります。自分の書いたカードの中で、あるタイムスタンプを持つカードは、一枚だけです。この唯一性さえ確保すれば、タイムスタンプは必ずしも精確である必要はありません。例えば、あるカードを書いて、次のカードに進んだ時に、そのカードの時刻は前のカードの時刻+1分であっても良いのです。こうすることで、カードを連続的に書いている間に、何度も時計を見る必要は無くなります。経験的に、一枚のカードを書くのに掛かる時間は、1分程度です。したがって、タイムスタンプの精度は「分」までで十分です。

Tips

  • 私は、曜日を表すのに、さらに短くした「Su, M, Tu, W, Th, Fr, Sa」を使っています。

ボディ

発見カードの例(拡大する

カードの上辺から3行目以下は、ボディ(本文)となります。文字数にして120字程度の文章を書くことができます。

本文の書き方

カードの再利用性を考えて、一枚のカードにあまり内容を詰め込み過ぎないようにします。一つのトピックに対して、一枚のカードを使うようにします。

本文の書き方に関しては、カードを書いているうちに自分のスタイルを確立していくことでしょう。私の場合、まず本文を「起」、「承」、「転」の順で書き、「結」をタイトルにするとスムーズに書けます。こうすると、タイトルを見るだけで、そのカードの言わんとしていることがすぐに把握できます。また、カードの書き始めにタイトルを書くと良く起こる、本文とタイトルが食い違う、という事態を避けられます。

一枚のカードに書くことのできる文字数は限られています。なるべく簡潔な表現を心掛けます。例えば、二重否定文は、肯定文で表現することで文字数を節約できます(〜できないわけではない→〜できる)。また、日記を書いている時によく現れる、「今日は」という書き出しの言葉は省略できます。なぜなら、すべてのカードにタイムスタンプを付けているからです。その記録カードを書いた時点で、「今日は」、「今」という意味が込められています。

裏側は使わない

ほとんどの場合、一つの項目は一枚のカードの中に収めることができます。もし一つにおさまらない場合は、続きをもう一枚のカードに書き、タイトルに1/2、2/2 のように連番を付けておきます (梅棹、1969、pp. 55-57)。

カードの裏側は使わないようにします。「カードをめくる」という行為は意外に面倒です。また、裏側に何か書いてあっても、書いてあることを忘れてしまうことがよくあります。書きながら考えていると、結論は本文の最後に来る傾向があります。重要な内容がカードの裏側に書いてあり、それを見逃してしまうということは致命的です。裏側を使わないのはこのような心配事を避けるためにほかなりません。

手書きの絵を含める

アナログメディアである「紙」を使う最大の利点は、絵を自由に、素早く描けるということです。発見を重視する PoIC では、この要素は特に大切です。

実際、パソコンを使って絵を描こうとすると、途端に面倒になります。ペンとカードでは10秒で描ける絵が、Adobe Illustrator を使うと、2分以上も掛かってしまいます。簡単な絵を描くのに時間が掛かっていたのでは、考えていたアイディアも吹き飛んでしまいます。また、パソコンを使って下手な絵を描くというのも、なかなか抵抗のあるものです。良く使う絵は、デジタルでテンプレート化しておくという手もあります。しかし、ゆくゆくはテンプレートにない絵は描かない、すなわち、思考がテンプレートによって制約を受けるという状況に陥ります。また、パソコンと一緒にペンタブレットをいつも持ち歩くのも、現実的ではありません。

アイディアを捕まえる段階では、多少ラフでも、分かり易く、かつ速いフリーハンドの絵が一番です。

めだまちゃん

めだまちゃん。カードの中に現れる、自分の分身(アバター)。

カードに絵を描き込むことで、カードの内容を一瞬で、視覚的に捕らえることができます。たとえ小さな絵でも、本文を読むよりも的確に内容を把握できることがよくあります。また、同じ内容を言葉だけでなく絵でも表現することで、自分自身の理解を深めることにもなります。

ここで、私の書くカードにひんぱんに現れる、お友達を紹介しましょう。彼(彼女?)の名前は「めだまちゃん」と言います。めだまちゃんは、カードの中で私の代わりに考え、発言し、行動します。カードを書いたり、布団に入って眠ったりもします。発見カードに良く出没します。GTD カードはあまり好きではないようです。たいていは横向きで、たまに手が出てきます。手が「∞」の時は、腕を組んで考えごとをしている時です。二人、三人と増えることもあります。

めだまちゃんのモデルは、中学生時代の理科の先生が「観測者」として使っていた「目」の絵です。 それが目玉となり、体と足が生えて、現在のめだまちゃんになりました。長いまつ毛がチャームポイントです。

このようなお友達が一人いると、カードを書くのが断然楽しくなります。

リンク

タイムスタンプで定義する「絶対参照名」を使うことで、カードに限らず、いろいろなファイルの間で、一貫した方法でリンクを張ることができます。

リンクを張る時は、Ref. (Refer = 参照せよ)を使って以下のような形式で書きます。

Ref. : 2006.07.14 18:06

実際、私は自分の手で書いたもの、コピーしたもの、プリントしたものに、すべてタイムスタンプを書き入れるようにしています。アプリケーションによっては、プリントした時に自動的にタイムスタンプが入るものもあります。

写真の例では、絶対参照名を使って、下のカードの中で上のカードにリンクを張っています。

絶対参照名を使ったリンクの張り方。下のカードで、絶対参照名を使って上のカードにリンク(ref. 2006.7.16 18:06)を張っている。

省略ルールと相対参照名

私の経験からすると、リンクを張るのは「同じ日に書いたカード」間が圧倒的に多いです。その際に便利なのが、次の「省略ルール」です。

  • もし同じ日に書いたカードの間でリンクを張る時は、時刻だけでよい

このルールを使うと、同じ日に書いたカード間では、年・月・日・曜日まで省略して、次のような短い形式でリンクを張ることができます。

Ref. : 18:06

これは、絶対参照名に対する、相対参照名です。HTML の相対リンク、UNIX の ./ や ../ に相当します。

接頭詞

リンクを張る時は、絶対参照名の前に接頭詞(Prefix)を書いておくと、どの資料を探せば良いか一目で分かります。

  • アナログ
  • デジタル
    • @web : Web 全般
    • @Wikipedia : Wikipedia(注:Wiki と略さないこと)
    • @PDF : PDF ファイル
    • @Word : Word ファイル

Tips

  • Ref. などで使われる点 (.) は、「単語が長いので省略していますよ」ということを示しています。したがって、これを省略して Ref と書いてはいけません。

その他の便利な記号

  • e.g.:例えば
  • i.e.:すなわち
  • cf. : 比較せよ
  • ∵ : なぜなら
  • ∴ : したがって
  • p. :ページ
  • pp.:ページ(範囲指定、pp. 102-104)
  • via : 〜経由で(e.g. 二次ソースを経由して一次ソースを知った場合、一次ソース via 二次ソース)
  • after : 〜にちなんで